Waarom een zakelijke mailbox een must-have is voor elke ondernemer

Je ziet ze overal rijden: knap aangeklede professionele busjes met daarop een e-mailadres zoals “[email protected]”. Niet alleen ziet het er vrij amateuristisch uit, maar voor veel potentiële klanten is het ook een echte afknapper. Nochtans is het erg makkelijk (en goedkoop) om te beschikken over een zakelijke mailbox, en er zijn tal van goede redenen voor.

E-mail is voor veel klanten de eerste manier waarop ze in aanraking komen met je onderneming. Wanneer ze een zakelijke mail moeten sturen naar een gratis e-mailadres zoals dat van Hotmail, Gmail, Telenet of Proximus, gaan bij veel klanten echter al de tenen krullen. Hieronder volgen enkele redenen waarom je moét beschikken over een eigen zakelijke mailbox.

Onafhankelijk van een provider

Duizenden mensen gebruiken het e-mailadres dat ze van hun internetprovider krijgen, zoals Telenet of Proximus. Maar wat als jouw internetprovider plots zijn prijzen sterk verhoogt of de service laat te wensen over en je wil wisselen van provider? Maak je dan maar klaar voor een hoop kopzorgen, want er is geen manier om dat e-mailadres te behouden als je geen klant meer bent. Dat betekent dat je niet alleen iedereen op de hoogte moet brengen van je nieuwe e-mailadres, maar dat je het ook moet aanpassen bij elk account dat je hebt. Vergeet je dat vooraf te doen, dan kan je de toegang verliezen tot (belangrijke) accounts.

Dan maar een mailbox gebruiken zoals Gmail of Outlook, want dan ben je onafhankelijk van je internetprovider, toch? Klopt, maar dan ben je afhankelijk van een partij zoals Google of Microsoft. Buiten de privacykwestie, kan Google of Microsoft ook ieder moment beslissen om de service betalend te maken (zoals wat Google recent heeft gedaan met Google Foto’s) of om er volledig mee te stoppen. Ook bij deze optie ben je dus afhankelijk van een provider.

De oplossing: een eigen e-mailadres. Van zodra je een domeinnaam hebt gekocht, behoud je deze zolang je ervoor betaalt. Niemand kan de domeinnaam (en dus het e-mailadres) van jou afnemen. Bovendien ben je altijd vrij om deze domeinnaam/mailbox te verhuizen naar een andere provider. Wijzigt je bedrijfsnaam, dan maak je gewoon een nieuwe zakelijke mailbox aan en laat mails die toekomen op je vorige mailbox automatisch doorsturen.

Het schept vertrouwen

Wanneer klanten door een bedrijf gemaild worden via een persoonlijk adres (zoals een adres van Telenet, Proximus, Gmail of Outlook), wordt er al snel gedacht dat het om een phising-poging (een vorm van internetcriminaliteit) gaat. Resultaat: de mail belandt meteen in de prullenbak en wordt nooit gelezen door de klant.

Ook is het voor veel klanten (voornamelijk de jongere generatie) een slecht voorteken als een bedrijf niet beschikt over een eigen e-mailadres. Deze klanten denken (al dan niet terecht) dat het bedrijf niet mee is met zijn tijd, of misschien zelfs dat de zaken zó slecht gaan dat er geen budget is voor een eigen e-mailadres.

Dergelijke vooroordelen zijn uiteraard vaak onterecht, maar helaas bestaan ze wel en ze zorgen ervoor dat je klanten verliest.

Gratis aliassen aanmaken

Door te kiezen voor een professionele mailbox, krijg je ook de mogelijkheid om een onbeperkt aantal aliassen aan die mailbox te koppelen. Zo kan je niet alleen mails ontvangen op [email protected], maar bijvoorbeeld ook op [email protected] en [email protected]. En aangezien enkel jij beschikt over de domeinnaam, komt het nooit meer voor dat het e-mailadres dat jij wil reeds bezet wordt door iemand anders.

Wil je niet alleen extra aliassen, maar ook extra mailboxen (zodat bijvoorbeeld elke medewerker zijn eigen mailbox heeft), dan kan je eenvoudig extra mailboxen toevoegen en er e-mailadressen aan koppelen. The sky is the limit: je geniet van volledige flexibiliteit!